2021-03-19

Effektiviserede aftaleprocesser frigør tid til dine kerneprocesser

I de seneste år er digitaliseringen gået fremad med syvmileskridt, og sidste år gik udviklingen om muligt endnu hurtigere. I dag forventer både kunder og medarbejdere smidige og enkle processer og en hurtig håndtering af aftaler. De fleste har ikke længere tid til at vente i flere dage eller uger på at få en underskrift. Det skal kunne klares hurtigt og enkelt og være sikkert.

Du har sikkert allerede tænkt over, hvordan I kan effektivisere jeres aftaleprocesser for at frigøre tid til udvikling eller til at få flere aftaler i hus. Det tager ofte unødvendigt lang tid at få den sidste underskrift på plads, men med de digitale løsninger, der findes i dag, kan det klares betydeligt enklere. I mange organisationer indebærer processen ofte, at dokumenter skal godkendes og underskrives af flere parter internt, hvorefter de skal scannes eller sendes med post eller e-mail til de næste i rækken. Her er der et enormt potentiale for at skabe en mere sømløs og digital proces, så man undgår flaskehalse, eller at aftalen helt enkelt strander undervejs. Ved at undgå unødvendige stop i din aftaleproces kan du opnå både øgede indtægter og langt mindre stress og bekymring internt i organisationen.

I mere end 15 år har vi hjulpet kunder med at effektivisere deres aftaleprocesser, og en stor del af vores kunder driver virksomhed inden for ejendomsbranchen. Gevinsten ved at digitalisere aftaler og signaturer kan variere fra organisation til organisation, men alle vores kunder i ejendomsbranchen har det til fælles, at de sparer tid.

Når det gælder aftaler, der sendes ofte, for eksempel om leje af parkeringspladser, har denne tidsbesparelse været en kæmpe gevinst. Digitaliseringen af aftaleprocessen for disse tilbagevendende aftaler har ført til både øget kundetilfredshed og mindre administration for personalet. Produktionsflowet er blevet mere effektivt, og personalet har langt bedre styr på aftalerne.

En digitalisering af aftaleprocessen kan føre til ændrede arbejdsgange og ikke mindst en hel del spørgsmål. Herunder har vi besvaret to af de mest almindelige spørgsmål, som vores kunder stiller om digitale aftaler og signaturer.

Læs gerne, hvad vores kunder siger om os her!

Er digitale aftaleprocesser virkelig sikre?

Det første, mange tænker på i forhold til digitale aftaler og signaturer, er sikkerheden og de juridiske aspekter. Er det virkelig sikkert at underskrive aftaler elektronisk, og er aftalen juridisk bindende? Svaret til begge spørgsmål er ja! Alle aftaler, der signeres i vores løsning, er juridisk bindende. Aftaleparterne identificeres trygt mere deres egen e-legitimation, og dokumenterne gemmes på dine vilkår i dit eget arkiv. Det sikrer både regelefterlevelse og maksimal sikkerhed.

Det er fuldt forståeligt, at sikkerheden er en vigtig parameter i en digital aftaleproces. Der stilles høje krav til behandling af data og personoplysninger i organisationer, der udnytter disse løsninger i dag. Derfor skal du vælge en løsning, der som minimum opfylder følgende sikkerhedskrav:

- Sikrer efterlevelse af både eIDAS-forordningen og GDPR.

- Sikrer, at de elektroniske dokumenters ægthed kan kontrolleres af en tredjepart.

- Hvis det er en skytjeneste, skal du vide, om informationerne gemmes i eller uden for EU.

- Sikrer, at al relevant kommunikation kan krypteres.

Hvor meget tid kan man spare med digitale aftaleprocesser?

Med digital aftalehåndtering og elektroniske signaturer forkorter du aftaleprocessen fra flere dage eller uger til nogle få minutter. Du uploader aftalen i portalen og sender den til modtageren, som kan signere med det samme. Du slipper helt enkelt for den ventetid, der er forbundet med traditionelle aftaleprocesser.

Ud over tidsbesparelsen er alle aftaler også fuldt sporbare. Du kan spore alle aktiviteter, fra du sender aftalen, til kunden har åbnet og underskrevet eller afvist aftalen. Du får notifikationer om forskellige aktiviteter i processen, så du kan agere ved behov. Og så slipper du for at tænke på arkivering, som normalt er en manuel og administrativ opgave. Du vælger selv, hvor længe du vil gemme dine dokumenter i løsningen, og alt er samlet på ét sted og kræver ingen manuel arkivering af hver enkelt aftale.

5 fordele ved digital aftalehåndtering

Tendensen er tydelig: Signering af aftaler med et enkelt klik er attraktivt for både små og store virksomheder. Det kræver ikke specielt store volumener, før elektroniske aftaler er en attraktiv løsning. Denne type tjeneste kan forenkle tilværelsen for alle typer virksomheder og organisationer.

Her kan du se fem konkrete fordele ved digital aftalehåndtering:

- Kontrol: Du samler alt på ét sted og risikerer dermed ikke, at noget falder mellem stolene.

- Trygt og sikkert: 100 % juridisk bindende aftaler og højere sikkerhed takket være identificering med NemID/MitID.

- Sporbarhed: Mulighed for sporing af alle aktiviteter, fra kunden åbner aftalen og helt frem til signering.

- Alt på ét sted: Du håndterer alle dine aftaler i samme portal og har adgang til dem, når som helst og hvor som helst. Det giver fleksibilitet, fx når man arbejder hjemmefra.

- Spar tid, og arbejd mere effektivt: Du minimerer manuelle mellemled og skaber en mere effektiv proces uden ventetider.

Kontakt os, så finder vi en løsning, der passer til dine behov.