2022-03-11
Hvorfor vælge e-signering?
Med e-signering sikrer du, at vigtige dokumenter faktisk bliver underskrevet og ikke strander i unødvendig papirhåndtering og administration. Processen bliver enklere og kortere, kunden bliver mere tilfreds, og du kan bruge din tid på at skabe nye forretningsmuligheder i stedet for at jagte dokumenter.
Udfordringer, der kan løses med digital aftalehåndtering
✓ Land flere aftaler hurtigere
✓ Arbejd med din aftalehåndtering, når og hvor du vil
✓ Skab en mere digital helhedsoplevelse for din slutkunde
✓ Øg sikkerheden ved fjernsignering
✓ Integrer dine dokumenter og aftaler til kritiske virksomhedssystemer
✓ Hold styr på vigtige elektroniske dokumenter uden forældede papirarkiver
✓ Minimer manuelle trin, og automatiser din aftaleproces
Tendensen er tydelig
Signering af aftaler med et enkelt klik er attraktivt for både små og store virksomheder. Det kræver ikke specielt store volumener, før elektroniske aftaler er en attraktiv løsning. Denne type tjeneste kan i den grad gøre livet lettere for både små og store virksomheder. De sparer tid og kan få flere aftaler i hus, hvilket alle virksomheder har gavn af. Desuden findes behovet i alle former for virksomheder i en lang række af deres funktioner og processer. Hver måned skal der underskrives kunde- og leverandøraftaler, bestyrelsesreferater skal underskrives løbende, og hvert år skal der underskrives et årsregnskab.
Flere eksempler på aftaler, der kan signeres og godkendes elektronisk:
✓ Købs- eller leasingaftaler
✓ Leverandøraftaler
✓ Låneansøgninger
✓ Lejekontrakter
✓ Autogiro
✓ Databehandleraftaler
✓ Ansættelseskontrakter
✓ Kontoansøgninger
Listen kan gøres meget længere, og der findes mange leverandører, der giver dig mulighed for at håndtere dette helt eller delvist i din digitale aftaleproces. For at hjælpe dig med at vælge den rigtige løsning vil vi nævne nogle ting, der er vigtige at tænke på.
Punktindsatser eller helhedsløsning
I dag har de fleste indset, at e-signering er på fremmarch. At det desuden er både juridisk bindende og mere sikkert, ved du garanteret også allerede. Faktum er, at elektroniske signaturer og aftaler er sværere at forfalske end papiraftaler, eftersom alle trin kan spores i løsningen. Det sikrer fuld sporbarhed og transparens. I dag findes der mange løsninger til elektronisk signering, og ved første øjekast kan de se meget ens ud, men der er ofte forskelle, når det gælder fokusområder og funktionalitet. Inden du vælger en løsning, bør du derfor overveje, om du kun har brug for elektroniske signaturer, eller om du vil have et helhedskoncept, der omfatter hele den digitale kundeoplevelse for dit varemærke. I så fald bør blanketter, formularer og identificering være en del af din helhedsløsning.
”Vores første skridt var at fokusere på at digitalisere vores indkøbsproces. Nu har vi skabt en rutine for, hvordan vi skal arbejde og dele aftalen i virksomheden. Det er hurtigere, mere effektivt og mere miljøvenligt”
Anita Kafatzief,
Systemforvalter, VA SYD
Du skal som minimum kræve følgende af løsningen:
- Smidig løsning, som er nem at bruge og komme i gang med.
- 100 % juridisk bindende
- Sikkerhed frem for alt
- Fuld transparens og sporbarhed
- God support, som hjælper dig, hvis noget går galt
Sikkerheden skal prioriteres
I dag stilles der høje krav til informationssikkerhed og håndtering af personoplysninger. Derfor skal du sørge for, at løsningen som minimum opfylder følgende sikkerhedskrav:
- Sikre efterlevelse af både eIDAS-forordningen og GDPR
- Sikre, at de elektroniske dokumenters uforanderlighed og underskriverens identitet kan valideres af en tredjepart.
- Hvis det er en skytjeneste, skal du vide, om informationerne gemmes i eller uden for EU.
- Sikre, at al datakommunikation sker på en sikker måde ved hjælp af kryptering
Egreement sikrer altid den højest mulige juridiske og tekniske sikkerhed.
Sådan fungerer Egreement
I mere end 15 år har Egreement tilbudt en komplet, skybaseret tjeneste til automatisering af virksomheders aftaleproces. For os er det vigtigt, at dine kunder får den bedst mulige løsning, når de interagerer med dig.
Læs mere her