FAQ - Frågor och svar

Elektroniska avtal

Vilka är fördelarna med elektroniska avtal?

Framför allt kan man sänka kostnaden per avtal med 50-80% genom att minska pappershanteringen och därmed den tid det tar att administrera själva signeringen och lagringen av ett avtalet. Andra viktiga fördelar är att företaget får bättre kontroll över avtalsprocessen och lagringen av ingångna avtal, och att man kan säkra sina intäkter genom att själva avslutet kommer till stånd snabbare. För fler fördelar, läs mer om tjänsten.

Vad krävs för att större företag och organisationer ska komma igång med elektronisk signering av avtal?

Egentligen är det bara att starta! Man behöver en möjlighet att signera elektroniskt, t ex BankID, Mobilt BankID, eller en läsplatta med en applikation för ritsignering, och ett abonnemang hos oss, Egreement. Vill man ha en bättre totallösning rekommenderar vi en anpassad lösning integrerad med företagets administrativa system. Då jobbar vi tillsammans med organisationen för att förstå behoven, utveckla en skräddarsydd lösning och hjälpa medarbetarna att komma igång med det nya sättet att jobba. Det brukar ta någon eller några månader från start till lösningen kan lanseras.

Hur mycket pengar kan ett företag spara/tjäna per avtal?

Det är svårt att ge ett generellt svar då det beror på hur företagets situation ser ut idag. Hur mycket man sparar beror t ex på hur företaget hanterar sina avtal idag, hur många avtal man skriver, vilken organisation man har kring avtalsprocessen och vilka parter man skriver avtal med. Vi har sett en kostnadsminskning på 50-80% hos flera av de kunder vi har idag.

Hur stor mängd avtal krävs det att ett företag signerar elektroniskt för att det ska bli en reell kostnadsbesparing?

Kostnadsbesparingen per avtal sker redan från det första avtalet, men totala besparingen blir förstås större ju fler avtal företaget väljer att hantera elektroniskt. Den totala kostnadsbesparingen beror på vilken lösning man väljer och vilken kostnad man har idag. Kontakta oss gärna för en bedömning av möjliga kostnadsbesparingar för ert företag.

Varför skulle våra kunder och avtalsparter vara intresserade av att använda den här lösningen om vi introducerar den?

Traditionell signering av två avtalsparter förutsätter endera att man träffas och signerar samtidigt, eller att man skickar avtalet via post mellan parterna. Elektronisk signering innebär att båda parter kan signera direkt och avtalet kan börja gälla direkt, utan att ni träffas och utan att behöva vänta på att få avtalsförslaget med posten, skriva på och skicka tillbaka. Även er kund och motpart upplever alltså en enklare, snabbare och mer pålitlig process.

Upp

Elektronisk signering

Vad menas med elektronisk signering, e-signering?

E-signering innebär att man signerar ett dokument eller avtal med en digital signatur istället för på traditionellt sätt med en penna.

På vilka olika sätt kan man signera avtal elektroniskt?

Det finns olika sätt att signera digitalt och det kan skilja sig vilka lösningar som finns tillgängliga i olika länder. Den högsta säkerhetsnivån fås med hjälp av e-legitimation, d v s en elektronisk legitimation som är godkänd av banker och/eller myndigheter (t ex BankID i Sverige). Egreement erbjuder även möjlighet att signera med hjälp av en så kallad ritsignatur, där parterna signerar på en läsplatta, mobiltelefon, kortapparat eller liknande. Vi har prioriterat de mest sofistikerade lösningarna då vi månar om våra kunders personliga integritet och säkerhet i transaktionen.

Varför ska jag använda mitt privata BankID för att signera avtal för företaget?

Ett avtal måste alltid signeras av en person, även då personen agerar som representant för ett företag. Då man använder sig av en elektronisk signeringslösning gäller detsamma som vid traditionell signering på papper – varje avtalspart använder sin personliga namnunderskrift både privat och som företagsrepresentant.

Vad är en e-legitimation?

E-legitimation är en metod för elektronisk signering som ofta används för internet-baserade tjänster och som anses mycket säker. En e-legitimation kan användas för att legitimera sig och för att skriva under handlingar elektroniskt, exempelvis vid deklaration över internet. På Egreement använder du din personliga e-legitimation (BankID, Mobilt BankID) både som privatperson och som representant för ditt företag.

Hur skaffar jag en e-legitimation?

För att få en e-legitimation behöver du ha ett svenskt personnummer. En e-legitimation kan du ordna gratis, men beroende på vem som ger ut e-legitimationen kan den ha olika namn. Se vidare på Skatteverkets hemsida, så hittar du olika utgivare av e-legitimation. För att skaffa din e-legitimation, klicka på någon av länkarna till utgivarna, logga in, och följ instruktionerna.

Upp

Avtal och mallar

Vilka typer av avtal kan man hantera via er sajt?

Med vår lösning kan man hantera alla typer av avtal. Det vi erbjuder är en lösning för att signera och lagra avtalen elektroniskt i pdf-format.

Vad är E-avtalsnummer?

E-avtalsnumret är ett unikt identifieringsnummer som ges automatiskt av Egreements system till varje avtal efter att avtalet har sparats första gången.

Vi skulle vilja använda e-avtalsnumret som officiellt nummer för de avtal vi skriver. Är det ok?

Ja det går bra, men notera att e-avtalsnumret inte ges ut innan avtalet är sparat första gången.

Vi har egna avtalsmallar. Kan vi lägga in dessa i applikationen?

Ja. I vårt Connect-erbjudande finns möjligheten att anpassa ert företags egna avtalsmallar så att de blir en integrerad del av avtalsprocessen.

Kan jag ladda upp filer till ett avtal?

Ja. PDF-dokument, txt-filer och bilder (jpg, png, gif, tiff) kan infogas i avtalet, medan övriga typer av filer endast kan bifogas. Vi tillåter uppladdning av de flesta typer av filer, men inte exekverbara filer.

Kan jag avbryta och sedan återuppta skapandet av ett dokument?

Ja. När du utformar ett avtal sparas utkastet genom att du klickar på knappen ”Spara” Det här ger dig möjligheten att avbryta processen utan att behöva börja om från början nästa gång. När du sedan vill fortsätta med avtalet hittar du det sparade avtalet på förstasidan under kategorin ”Utkast”. Det går att göra ändringar i avtalet ända tills dess avtalet skickats ut för signering till avtalsparterna. Avtalet blir då låst för ändringar.

Om jag vill göra ändringar i avtalet – hur gör jag då?

Om avtalet inte är utskickat för signering kan ändringar göras direkt i avtalsutkastet. Då avtalet har skickats ut för signering blir det låst för förändringar. Vill man ändra avtalstexten efter avtalet har skickats ut måste man göra sina ändringar i en ny version av avtalet, i ett nytt dokument.

Kan jag ladda ner avtalen till min dator?

Ja, du kan ladda ner avtalen i PDF-format och spara på din dator. Detta är något vi uppmuntrar dig att göra så att du har avtalen tillgängliga även utan en fungerande internetuppkoppling.

Går det att radera gamla avtal?

Ja, det går alltid att radera ett avtal.

Kan fler än två parter ingå ett avtal?

Ja, du kan lägga till så många avtalsparter du vill.

Jag har uppgett fel e-postadress till min avtalspart. Kan jag ändra e-postadressen?

Ja det går att göra. Välj ”Påminnelse” i avtalsmenyn för avtalet. Här kan du välja att ändra en eller flera e-postadresser till dina avtalsparter samt påminna om att avtalet ännu inte är signerat.

Kan jag påminna en part om att signera?

Ja det går att göra. Välj ”Påminnelse” i avtalsmenyn för avtalet. Här kan du välja att ändra en eller flera e-postadresser till dina avtalsparter samt påminna om att avtalet ännu inte är signerat.

Upp

Integrerade lösningar och API

Kan jag integrera Egreements lösningar med mitt företags system?

Ja. Vår Connect-lösning erbjuder precis det. Tjänsten är en molntjänst och går både att integrera helt i ert affärssystem eller att erbjuda via er webbsida genom vårt enkla och standardiserade API. En integration innebär att era anställda kan sköta hela avtalsprocessen i ert existerande interna system och att era kunder och avtalsparter kan skriva under ett avtal på er webbsajt utan att behöva logga in på Egreements webbsajt. Läs mer om tjänsten eller kontakta oss för mer information.

Säkerhet och integritet

Är avtalen verkligen juridiskt bindande?

Avtal elektroniskt undertecknade i Egreements tjänst med e-ID (BankID, Mobilt BankID) är juridiskt bindande enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 då de uppfyller Artikel 26 krav med avseende på avancerade elektroniska underskrifter.

En avancerad elektronisk underskrift ska uppfylla följande krav:

Den ska vara unikt knuten till undertecknaren.

Undertecknaren ska kunna identifieras genom den.

Den ska vara skapad på grundval av uppgifter för skapande av elektroniska underskrifter som undertecknaren med hög grad av tillförlitlighet kan använda uteslutande under sin egen kontroll.

Den ska vara kopplad till de uppgifter som den används för att underteckna på ett sådant sätt att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas.

Finns det några risker med att skriva avtal över nätet?

E-legitimation är baserat på teknik som svenska myndigheter och banker står bakom. Säkerheten är mycket hög. Risken för förfalskningar eller för att obehöriga personer ska kunna komma över dina avtal är väldigt små. Sådana risker är faktiskt större med traditionella pappersavtal, då legitimering sällan sker och då pappersavtal lättare kan tappas bort eller komma i orätta händer.

Vilket ansvar har Egreement för att avtalen hålls och är juridiskt bindande?

Egreement tar inget ansvar för den överenskommelse som görs mellan två eller flera avtalsparter, d v s innehållet i avtalet. En elektronisk signatur är alltid juridiskt bindande, men då Egreement vanligtvis inte är en avtalspart i era signerade avtal (även om de e-signeras via vår tjänst) kommer signaturen inte att gälla för eventuella krav mot Egreement. Egreement tar ansvar för de lösningar vi levererar och att lagringen av avtalet sker på ett säkert sätt. Se vidare våra användarvillkor.

Hur sparas avtalen?

Alla avtal lagras hos Egreement på säkra servrar, med backup. Kunder och avtalsparter har alltid tillgång till sina avtal via vår sajt.

Kan jag komma åt mina avtal utan att vara uppkopplad mot internet?

Nej, tyvärr. Egreement erbjuder en molntjänst, vilket innebär att internetuppkoppling är en förutsättning. Avtalen ligger alltid kvar på våra servrar, men du kan endast komma åt dem när du är uppkopplad. Därför rekommenderar vi att du alltid sparar en kopia av avtalet i pappersform eller på din egen dators hårddisk.

Upp

Inloggning

Varför kan jag inte logga in?

En trolig orsak är att din e-legitimation inte är korrekt installerad. Testa din e-legitimation via följande länk för att försäkra dig om att din e-legitimation fungerar korrekt: Testa BankID.

Läs mer på BankIDs webbsajt om hur du löser eventuella problem. Testa även att använda en annan webbläsare om du har fortsatt problem. Om det fortfarande inte fungerar, kontakta oss på support@egreement.com.

Upp