Egreement Integritetspolicy

Denna integritetspolicy riktar sig till dig som har kontakt med Egreement AB (nedan ”vi”, ”oss” eller ”Egreement”) som representant för det företag, organisation eller myndighet som du arbetar för (nedan ”organisation”). Här kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter, t.ex. om våra ändamål, vilken laglig grund vi har för behandlingen av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter. Vi beskriver även dina rättigheter, t.ex. att du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten och att du kan invända mot vår marknadsföring.

I de fall du är en användare av Egreements lösningar för e-signering är vi endast personuppgiftsansvariga för viss behandling av dina personuppgifter såsom beskrivs i denna policy. Personuppgifter som behandlas som en del i våra lösningar för e-signering är din arbetsgivare eller uppdragsgivare alternativt den organisation som din arbetsgivare/uppdragsgivare ingått avtal med som utgångspunkt personuppgiftsansvarig för. Detta kan t.ex. handla om personuppgifter som behandlas i själva signeringsprocessen eller finns inskrivna i de avtal som behandlas (t.ex. lagras) hos Egreement.

Måste du lämna personuppgifter till oss?

Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss, men om du inte tillhandahåller några personuppgifter om dig själv kommer vi exempelvis inte att kunna administrera relationen med den organisation du representerar.

Vem är ansvarig för behandling av dina personuppgifter

Egreement AB med org. nummer 556700-4394 är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy.

Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på vår e-mailadress info@egreement.com eller ringa oss på telefonnummer 031-400 870.

Sammanfattning av vår behandling av dina personuppgifter

Här kan du läsa en sammanfattning av hur vi behandlar dina personuppgifter. Längre ner i detta dokument får du mer utförlig information. Genom att klicka på länkarna nedan kommer du direkt till den detaljerade informationen.

  • Egreement AB är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter.
  • Varifrån vi får dina personuppgifter beror på hur du kommit i kontakt med oss och för vilket syfte. Vanligtvis samlar vi in personuppgifterna direkt från dig men vi behandlar också personuppgifter som vi fått från den organisation som du representerar eller som vi själva samlar in via publika sidor på nätet.
  • I korta drag så behandlar vi dina personuppgifter för att kommunicera med dig samt hantera och ingå avtal med organisationen du representerar. Vi behandlar även dina personuppgifter för att hjälpa till vid eventuella kundservice- och supportärenden, analysera hur våra tjänster används i syfte att förbättra dem, skicka information och marknadsföring som riktar sig till det organisation du representerar, arrangera och delta på olika typer av event, t.ex. webbinars och mässor samt hantera eventuella anspråk eller klagomål.
  • Vi har sammanställt detaljerad information i tabeller nedan. Där får du en utförlig beskrivning av våra ändamål, vilka personuppgifter vi behandlar om dig, våra lagliga grunder och våra lagringstider.
  • Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss inom Egreement. I vissa situationer behöver vi dela dina personuppgifter med andra organisation för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, exempelvis med våra IT-leverantörer.
  • Vi stöder vår behandling på olika lagliga grunder, i vissa fall efter att vi gjort en intresseavvägning eller med stöd av ditt samtycke om du valt att lämna det till oss.
  • Du har vissa rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter, exempelvis möjligheten att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten och möjlighet att få ett registerutdrag över vilka personuppgifter vi behandlar.

Detaljerad beskrivning över vår personuppgiftsbehandling

När du har kontakt med oss

Vi kommer i kontakt med dig i olika situationer, t.ex. om du representerar en kund till oss, använder Egreements tjänster eller bara är en nyfiken besökare på vår hemsida. I tabellerna nedan kan du läsa mer om hur vi behandlar dina personuppgifter när du kommunicerar med oss eller besöker vår hemsida.

För att kommunicera med dig

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att kommunicera med dig via t.ex. e-mail eller telefon
  • För att hjälpa dig om du kontaktar oss genom formuläret på vår hemsida och skicka information du begärt
  • För att besvara de frågor du ställer till oss
  • Namn
  • Kontaktuppgifter som e-mailadress och telefonnummer
  • Information du lämnar till oss i e-mail eller genom vårt kontaktformulär
  • Information om den bransch inom vilken du jobbar

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med dig som kontaktat oss.

Lagringstid: Vi rensar dina personuppgifter löpande.

Vi gallrar vår e-mail löpande. Enskilda e-mail sparas därför endast så länge det finns ett syfte för oss att ha kvar mailet. Denna bedömning görs i varje enskilt fall beroende på vilken typ av fråga vi får in.

Om du begärt att få viss information från oss genom vårt kontaktformulär sparar vi dina personuppgifter till dess att vi besvarat din fråga och skickat dig den efterfrågade informationen, samt i tolv månader därefter för att kunna följa upp den kontakt vi haft med dig.

Om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen som vi har en relation med kommer vi radera dina personuppgifter.

När vi skickar nyhetsbrev och annan marknadsföring till dig

För att skicka våra nyhetsbrev och annan marknadsföring till dig

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att skicka nyheter och information till dig som representerar eller arbetar på en organisation som är vår kund
  • Namn
  • E-mailadress
  • Vilken titel du har och vilken organisation du representerar eller jobbar på

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna arrangera event

  • För att skicka nyheter och information till dig som representerar eller arbetar på en organisation som är en potentiell kund till oss
  • Namn
  • E-mailadress
  • Vilken titel du har och vilken organisation du representerar eller jobbar på

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna arrangera event

  • För att skicka nyheter till dig när du valt att prenumerera på nyheter genom vår hemsida eller på annat sätt
  • E-mailadress

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna arrangera event

  • För att skicka dig nyheter och information om våra tjänster när du valt detta som användare av våra tjänster
  • Namn
  • Email-adress
  • Vilken organisation du representerar och titel

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna arrangera event

  • För att boka en demo via vår hemsida
  • Namn
  • E-mail adress

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna arrangera event

Lagringstid: Om vi inte har någon relation med dig sparar vi dina personuppgifter tills du meddelat att din organisation inte är intresserade av våra tjänster och maximalt sex månader från det att vi samlat in dem. Har den organisation som du representerar visat intresse för våra tjänster eller är kund till oss sparas dina personuppgifter tills dess att du meddelar oss att du inte längre vill ha nyheter eller information från oss.

Vi slutar dock lagra dina personuppgifter om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen vi har en relation med.

När du förhandlar och ingår avtal med oss eller har kontakt med oss i andra ärenden i egenskap av representant för vår kund, leverantör eller partner

För att kommunicera med dig och fullgöra våra avtal

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att diskutera/förhandla, ingå och fullgöra avtal med den organisation du representerar
  • Namn
  • Befattning
  • Kontaktuppgifter som e-mailadress och telefonnummer
  • Information du lämnar till oss i e-mail

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna ingå och förhandla avtal samt för att därefter kommunicera med dig som representant för din organisation

Lagringstid: Vi lagrar dina personuppgifter tills avtalet med organisationen du representerar har upphört och förpliktelserna under avtalet annars är fullgjorda.

Vi slutar dock lagra dina personuppgifter om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen vi har en relation med.

Vissa av dina personuppgifter lagras även en längre tid för att uppfylla bokföringslagen. Se dessa lagringstider nedan.

För att följa bokföringslagens regler

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • Följa bokföringslagstiftning
  • Namn
  • Betalningshistorik, transaktioner och övrigt material som utgör bokföringsmaterial

Rättslig förpliktelse

Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen

För att vi ska kunna följa bokföringslagen måste vi behandla vissa personuppgifter om dig som representant för en av våra kunder, leverantörer eller partners, t.ex. information som finns på fakturor och avtal. Sådana personuppgifter behöver du därför tillhandahålla till oss för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med den organisation som du representerar.

Lagringstid: Personuppgifter som ingår i bokföringsmaterial lagras i enlighet med bokföringslagen fram till utgången av sjunde räkenskapsåret.

För att hantera eventuella anspråk

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att hantera eventuella anspråk
  • Namn
  • Kontaktuppgifter som e-mailadress och telefonnummer
  • Information från vår kommunikation med dig i samband med anspråket

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med den organisation du representerar och lösa en uppkommen situation så bra som möjligt samt om så är ytterst nödvändigt agera i en eventuell tvist med den organisation som du representerar, inklusive att kunna försvara oss mot ett eventuellt rättsligt anspråk

Lagringstid: Uppgifterna lagras från att anspråket initieras och så länge processen avseende anspråket pågår.

Vi slutar dock lagra dina personuppgifter om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen som anspråket avser och uppgifterna inte är nödvändiga för processen.

När du använder Egreements tjänster och/eller får hjälp av vår kundservice

För att förbättra våra tjänster

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att analysera din användning av produkten i syfte att förbättra våra tjänster
  • Namn
  • Användar-id
  • Din aktivitet när du använt produkten

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna utveckla våra tjänster och erbjuda statistik som efterfrågas av våra kunder

Vi använder endast pseudonymiserade personuppgifter när vi sammanställer statistik för att utveckla våra tjänster. Det innebär att vi ger dig ett användar-id som vi använder när vi analyserar produkten. Ditt namn finns dock lagrat hos oss eftersom vår kund registrerat dig som användare, men används inte aktivt av oss i samband med vår analys.

Lagringstid: Personuppgifterna lagras i pseudonymiserad form i 3 månader. Därefter lagras personuppgifterna på aggregerad nivå (helt anonymt) för att vi ska kunna utveckla våra tjänster.

För att erbjuda kundservice och support och följa upp densamma

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vilka personuppgifter vi behandlar

Laglig grund för behandlingen

  • För att besvara och hantera kundserviceärenden, t.ex. hantera klagomål eller felanmälningar
  • För att följa upp kundserviceärenden och skicka ut enkäter för att utvärdera hur nöjd du är med supporten
  • Kundnummer
  • Kontaktuppgifter som e-mailadress och telefonnummer
  • Information du lämnar till oss

Intresseavvägning

Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att kunna upprätthålla och förbättra vår kundservice gentemot våra kunder

Lagringstid: Uppgifterna som är kopplade till ett visst ärende lagras i tolv månader från att ärendet är slutligt hanterat.

Vi slutar dock lagra dina personuppgifter om vi får kännedom om att du inte längre representerar organisationen som vi har en relation med.

Vilka som har tillgång till dina personuppgifter och varför

Dina personuppgifter behandlas främst av oss på Egreement. För att vi ska kunna leverera våra tjänster på bästa sätt delar vi dina personuppgifter med andra parter som vi anlitar för att kunna bedriva vår verksamhet. Vi kommer att dela dina personuppgifter med:

  • våra partners som tillhandahåller tjänster inom IT, t.ex. hosting vilka behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet på ett sätt och fortsätta utveckla våra tjänster;
  • myndigheter, ombud och domstolar i de fall vi har en rättslig skyldighet att göra det eller i de fall som vi har ett rättsligt anspråk eller vid händelse av tvist.

Vi och de som vi delar dina personuppgifter med behandlar endast dina personuppgifter inom EU/ EES.

Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter, t.ex. om vilken laglig grund vi har för delningen eller vilka vi delar dina personuppgifter med, eller om du vill ha en kopia av de lämpliga skyddsåtgärder vi har vidtagit är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som vi har angett ovan.

Intresseavvägning

Som vi har angett i tabellerna nedan behandlar vi vissa av dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. Intresseavvägningen innebär att vi gör en prövning av de intressen som finns för och mot vår behandling, genom vilken vi har bedömt att vi kan behandla dina personuppgifter i enlighet med GDPR. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i tabellerna ovan.

Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen eller invända mot den är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges ovan.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter som du kan använda för att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter. Nedan kan du läsa om vilka dessa rättigheter är.

Om du vill veta mer om dina rättigheter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges i början av denna integritetspolicy. Rätt att återkalla ditt samtycke och att invända mot behandling.

Du har rätt att återkalla hela eller del av det lämnade samtycket till behandlingen av dina personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får effekt efter att återkallelsen ägde rum. Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål, såsom utskick av nyhetsbrev.

Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Ovan kan du läsa mer om vad en intresseavvägning innebär. I vissa fall har vi dock rätt att, trots din invändning, fortsätta att behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning (t.ex. i de fall vi måste spara dina personuppgifter). Så är fallet om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. I de fall vi behandlar dina personuppgifter har du även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas samt få information om hur vi behandlar dem.

Rätt till rättelse

Du har rätt till rättelse av eventuella felaktiga personuppgifter som rör dig och rätt att be oss komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) och begränsning av behandling

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter och under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade. Sådana förutsättningar föreligger t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för eller om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

Du har också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter och under vissa förutsättningar kommer vi då att begränsa vår behandling av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om du t.ex. bestrider uppgifternas korrekthet eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning.

Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Du har alltid rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (eller en annan behörig tillsynsmyndighet).

Ett klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten. Den här rättigheten påverkar inte något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel.

Rätt till dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få ut dina personuppgifter från oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och när det är tekniskt möjligt få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (”dataportabilitet”). Detta gäller för personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, om behandlingen av dina personuppgifter sker automatiserat och den lagliga grunden för behandlingen är ditt samtycke.

Mer information om hur tjänsten stödjer GDPR och hur Egreement behandlar personuppgifter för våra kunders räkning finns att läsa om här.