Huddinge Samhällsfastigheter
Att digitalisera processen för signering av dokument blev snabbt ett måste för Huddinge Samhällsfastigheter när Coronaviruset slog till och tog ett grepp om samhället under våren 2020.
Huddinge Samhällsfastigheter är ett kommunalt bolag som äger och förvaltar merparten av Huddinges skolor och förskolor, men även idrottshallar, kommunens äldreboenden och friluftsanläggningar. Totalt ingår 157 fastigheter, vilket motsvarar 428 262 kvm uthyrningsbar yta.
Unik integrering med fastighetssystemet
När företagets medarbetare började jobba på distans under Coronapandemin uppstod snabbt ett behov av att enkelt kunna signera dokument digitalt, såsom till exempel protokoll och avtal som rör styrelsearbete, inköp, HR och ekonomi. Valet föll på Egreement.
"Vi har tidigare arbetat traditionellt med papper och penna vid signering, men när pandemin förändrade vår arbetssituation behövde vi en digital lösning. Egreement kunde som enda leverantör erbjuda en tjänst med integration mot vårt fastighetssystem FAST2 och här såg vi ett stort mervärde för oss jämfört med det som konkurrenterna kunde erbjuda, säger Mathias Holm, IT & Digitaliseringschef på Huddinge Samhällsfastigheter."
Den viktigaste förändringen som lösningen resulterade i, enligt Mathias Holm, är möjligheten att på ett smidigt och enkelt sätt arbeta helt papperslöst med de avtal och andra dokument som kräver underskrift. Medarbetarna uppskattade även att Egreements lösning var på plats snabbt och att den effektiviserar arbetsflöden och sparar tid vid signering.
Om Huddinge Samhällsfastigheter
Bolagets uppdrag är att äga, utveckla och förvalta samhällsfastigheter i Huddinge på ett serviceinriktat sätt för att tillgodose kommunens behov av ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Utöver drift och underhåll arbetar Huddinge Samhällsfastigheter även med om- och tillbyggnationer samt nybyggnationer. Huddinge är en växande kommun och det finns ett stort behov av fler förskolor och skolor.
Mathias Holm, IT & Digitaliseringschef på Huddinge Samhällsfastigheter