2021-04-22
Digital signering är bara ett knapptryck bort för fastighetsbolag
Som kunder och hyresgäster är vi idag betydligt mer kräsna än för några år sedan. Idag kräver vi konsumenter direktaccess till tjänster och information överallt och utan fördröjning. Vi vill inte förhålla oss till öppettider och manuella processer som tar vår tid. Vi har inget tålamod för pappersarbete och fördröjning i vår kundresa.
Sättet som vi interagerar, kommunicerar och konsumerar tjänster har förändrats i grunden med hjälp av smart teknik och digitala verktyg. Vi är ständigt uppkopplade och kräver det av bolagen också. Ingen bransch kommer undan denna utveckling och ju snabbare vi anammar digitaliseringens effekter desto snabbare kan vi skapa bättre och mer sömlösa kundupplevelser för slutkunden.
Fastighetsbranschen står inför ett stort digitalt skifte. Hyresgäster och kunder kräver digitala sätt att kommunicera med fastighetsbolagen och det ska ske på kundens villkor. På väg hem från jobbet, på helgen och gärna via mobilen.
Kritiska affärssystem inom fastighetsbranschen
För fastighetsbolag är affärssystemet hjärtat i verksamheten. All digitalisering och alla integrationer utgår från basen som är affärssystemet. De flesta fastighetsbolag väljer sitt affärssystem först, för att därefter koppla på sidotjänster så som elektroniska signaturer, digitala blanketter och formulär, kommunikation och så vidare.
För kommunala fastighetsbolag är FAST2 den vanligaste lösningen eftersom det är ett helhetssystem. Det innebär att FAST2 täcker in alla huvudsakliga verksamhetsprocesser i ett fastighetsbolag. All information lagras i en och samma databas och tillgängliggörs i realtid för olika användare på olika platser ifrån anpassade användargränssnitt. Administratören på kontoret använder systemapplikationen, medan fastighetsskötaren använder ett mobilt gränssnitt och hyresgästen använder slutligen webbplatsen.
Unit4 Property Management är ett mobilt, kraftfullt och automatiserat affärssystem för fastighetsbranschen som de flesta privata, kommersiella fastighetsbolag använder. Property Management är utformat för att stödja och rationalisera fastighetsprocesser och sätter samtidigt människan i centrum vid både hyresgäst- och avtalshantering. Unit4 levererar en komplett affärssystemlösning där Property Management är grundstommen med master data, kombinerat med ekonomi och finansiella processer i Unit4 ERP och Unit4 Financial Planning & Analysis.
Fastighetssystem såsom FAST2 och Unit4 har genom kravställning från kunderna uppnått funktionalitet som täcker de allra flesta behov inom fastighetsområdet. I systemen finns stöd för bland annat avtalshantering, hyresdebitering, hyresavisering, inbetalningar, kravhantering och mycket mer.
Standardiserade hyresavtal och mallar via Fastighetsägarna dokument
För många fastighetsbolag är medlemskap i Fastighetsägarna ett praktiskt och tryggt sätt att få tillgång till avtal och mallar som behövs i processen. I Fastighetsägarnas digitala tjänst hittar medlemmarna alla standardavtal och mallar som behövs i fastighetsbranschen gällande bostad, lokal och bostadsrätt. Att dessutom ha dessa avtal och dokument direkt integrerade med en lösning för elektroniska signaturer via Egreement gör att du som uthyrare kan signera hyresavtal med ett klick på bara några minuter. Tryggt, snabbt och enkelt!
Egreements integrationer mot fastighetsbranschen
Trenden är tydlig – att signera avtal med ett klick lockar både stora och små fastighetsbolag. Det krävs inte längre stora volymer för att elektroniska avtal ska vara en attraktiv lösning. Denna typ av tjänst kan verkligen underlätta tillvaron för stora som små bolag. Särskilt när vi har svårt att träffa hyresgästerna fysiskt.
I över 14 år har vi på Egreement erbjudit en komplett molnbaserad tjänst för automatisering av företags avtalsprocess. De flesta av kunderna är fastighetsbolag och vi vet att branschen står inför stora utmaningar och en stor digitaliseringsresa. För oss är det viktigt att dina hyresgäster och kunder ska få en så bra upplevelse som möjligt av interaktionen med dig. Faktum är att vi var först i världen med identifiering och signeringstjänst med e-legitimation, näst efter banker och myndigheter alltså. För oss handlar en komplett tjänst om följande tre delar:
- Elektronisk signering – via webb eller API
- Identifiering med BankID och SMS
- Digitala blanketter
För elektronisk signering och blankett-tjänster har vi en färdig integration med affärssystemet FAST2 och för Unit4 finns en färdig integration för e-signering via API på plats. För övriga affärssystem kan denna integration givetvis återanvändas och skräddarsys vid behov. Genom dessa integrationer kan implementeringstiden förkortas avsevärt och du kan vara igång med dina digitala hyresavtal och dokument betydligt snabbare än med andra lösningar som saknar denna integration.
Att ha en heltäckande och färdig integration med ditt fastighetssystem och Fastighetsägarna Dokument gör att alla digitala blanketter och avtal direkt integreras med ditt verksamhetskritiska affärssystem. Det sparar tid och manuell administration samtidigt som du får hög datakvalitet.
Integrationerna fortsätter dessutom att optimeras och utvecklas hela tiden. Det djupa samarbetet som Egreement har med leverantörer av fastighetssystem gör att omfattningen och funktionaliteten utökas och förbättras ständigt. Allt styrs av kundernas behov.
”Vi träffar fortfarande inte hyresgästen fysiskt, därför är elektroniska signaturer verksamhetskritiskt idag. Integrationerna mellan Egreement och FAST2, Unit4 samt Fastighetsägarna Dokument är redan klara. Lösningen är ett knapptryck bort och därefter kan ni skicka iväg avtalet för signatur. Enklare och mer spårbart kan det inte bli.”
- Patrick Wilkinson, VD på Egreement