Egreements retningslinjer for personvern

Denne personvernerklæringen er rettet mot deg som har kontakt med Egreement AS (heretter «vi», «oss» eller «Egreement») som representant for firmaet, organisasjonen eller myndigheten du jobber for (heretter «organisasjonen»). Her kan du lese om hvordan vi behandler dine personopplysninger, f.eks. om våre formål, hvilket rettslig grunnlag vi har for behandlingen av dine personopplysninger og hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger. Vi beskriver også dine rettigheter, f.eks. at du har rett til å klage til Datatilsynet og at du kan protestere mot vår markedsføring.

I tilfeller hvor du er bruker av Egreements løsninger for e-signering, er vi kun personopplysningsansvarlige for en viss behandling av dine personopplysninger som beskrevet i disse retningslinjene. Personopplysninger som behandles som en del av våre løsninger for e-signering er din arbeidsgiver eller oppdragsgiver, eller alternativt den organisasjonen din arbeidsgiver/oppdragsgiver har inngått avtale med, i utgangspunkt ansvarlige for. Dette kan for eksempel være personopplysninger som behandles i selve signeringsprosessen eller er registrert i avtalene som behandles, eller lagres, hos Egreement.

Må du gi oss personopplysninger?

Du er ikke forpliktet til å gi oss dine personopplysninger, men dersom du ikke oppgir noen personopplysninger om deg selv, vil vi for eksempel ikke kunne administrere forholdet til organisasjonen du representerer.

Hvem er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger?

Egreement AB, org. no. 556700-4394 er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger beskrevet i denne personvernerklæringen.

Hvis du har spørsmål angående vår behandling av dine personopplysninger eller ønsker å undersøke noen av rettighetene dine, kan du kontakte oss på vår e-postadresse info@egreement.com eller ringe oss på +46-(0)31-400 870.

Sammendrag av vår behandling av dine personopplysninger

Her kan du lese et sammendrag av hvordan vi behandler dine personopplysninger. Lenger ned i dette dokumentet finner du mer detaljert informasjon. Ved å klikke på lenkene nedenfor kommer du direkte til den detaljerte informasjonen.

  • Egreement AS er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.
  • Hvor vi mottar personopplysningene dine fra avhenger av hvordan du kom i kontakt med oss ​​og til hvilket formål. Vi samler vanligvis inn personopplysninger direkte fra deg, men vi behandler også personopplysninger som vi har mottatt fra organisasjonen du representerer eller som vi selv samler inn via offentlige sider på nettet.
  • Kort fortalt behandler vi dine personopplysninger for å kommunisere med deg og administrere og inngå avtaler med organisasjonen du representerer. Vi håndterer også dine personopplysninger for å bistå i eventuelle kundeservice- og supportsaker, analysere hvordan tjenestene våre brukes for å forbedre dem, sende informasjon og markedsføring rettet mot organisasjonen du representerer, arrangere og delta i ulike typer arrangementer, som webinarer og messer, og behandle eventuelle krav eller klager.
  • Vi har samlet informasjon i tabellene nedenfor. Der vil du få en detaljert beskrivelse av våre formål, hvilke personopplysninger vi kan inneha om deg, vårt juridiske grunnlag og våre lagringstider.
  • I utgangspunktet behandles dine personopplysninger kun av oss innenfor Egreement.. I visse situasjoner må vi dele dine personopplysninger med andre organisasjoner for at vi skal kunne drive vår virksomhet, for eksempel med våre IT-leverandører.
  • Vi støtter vår håndtering på ulike juridiske grunnlag, i noen tilfeller etter at vi har foretatt en interesseavveining og/eller med ditt samtykke dersom du har valgt å overlate det til oss.
  • Du har visse rettigheter i forhold til vår behandling av dine personopplysninger. For eksempel muligheten til å klage til Datatilsynet og muligheten til å få et registerutdrag over hvilke personopplysninger vi har lagret om deg.

Detaljert beskrivelse av vår håndtering av personopplysninger

Når du har kontakt med oss

Vi tar kontakt med deg i ulike situasjoner, f.eks. hvis du representerer en kunde for oss, bruker Egreements tjenester eller bare er en nysgjerrig besøkende på nettstedet vårt. I tabellene nedenfor kan du lese mer om hvordan vi behandler dine personopplysninger når du kommuniserer med oss ​​eller besøker nettsiden vår.

For å kommunisere med deg

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å kommunisere med deg via f.eks. email eller telefon
  • For å hjelpe deg hvis du kontakter oss gjennom skjemaet på nettsiden vår å sende deg informasjonen du ba om
  • For å svare på spørsmålene du stiller oss
  • Navn
  • Kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer
  • Informasjon du gir oss på e-post eller via vårt kontaktskjema
  • Informasjon om bransjen du jobber i

Avveining av interesser. Håndteringen er motivert av vår oppriktige interesse for å kunne kommunisere med deg som kontaktet oss.

Lagringstid: Vi vedlikeholder, og eventuelt sletter, personopplysninger fortløpende.

Vi rydder i våre e-postlister fortløpende. Individuelle e-poster lagres derfor kun så lenge det er et formål for oss å beholde e-posten. Denne vurderingen gjøres i hvert enkelt tilfelle avhengig av henvendelsen vi mottar.

Dersom du etterspør opplysninger fra oss via vårt kontaktskjema, vil vi lagre dine personopplysninger til vi har besvart spørsmålet ditt og sendt deg den forespurte informasjonen, og i tolv måneder deretter for å kunne følge opp kontakten du etablerte med oss.

Hvis vi blir gjort oppmerksomme på at du ikke lenger representerer organisasjonen da du kontaktet oss, vil vi slette dine personopplysninger.

Når vi sender nyhetsbrev og annen markedsføring til deg

Du som har valgt å motta våre nyhetsbrev og annen markedsføring

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å sende nyheter og informasjon til deg som representerer eller jobber for en organisasjon som er vår kunde
  • Navn
  • E-post
  • Hvilken tittel du har og hvilken organisasjon du representerer eller jobber for

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne arrangere arrangementer.

  • For å sende nyheter og informasjon til deg som representerer eller jobber for en organisasjon som er en potensiell kunde
  • Navn
  • E-post
  • Hvilken tittel du har og hvilken organisasjon du representerer eller jobber for

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne arrangere arrangementer

  • For å sende deg nyheter når du har valgt å abonnere på nyheter gjennom vår nettside eller på annen måte
  • E-post

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne arrangere arrangementer.

  • For å sende deg nyheter og informasjon om våre tjenester når du har valgt dette som bruker av Egreement
  • Navn
  • E-post
  • Hvilken tittel du har og hvilken organisasjon du representerer eller jobber for

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne arrangere arrangementer.

  • For å bestille en demo via nettsiden vår
  • Navn
  • E-post

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår berettigede interesse av å kunne arrangere arrangementer.

Lagringstid

Hvis vi ikke har noe forhold til deg, lagrer vi personopplysningene dine til du har gitt beskjed om at organisasjonen din ikke er interessert i våre tjenester og maksimalt seks måneder fra vi lagret dem.

Dersom organisasjonen du representerer har vist interesse for våre tjenester, eller er kunde hos oss, lagres dine personopplysninger til du gir oss beskjed om at du ikke lenger ønsker nyheter eller informasjon fra oss.

Vi vil imidlertid slutte å lagre personopplysningene dine dersom vi blir oppmerksomme på at du ikke lenger representerer organisasjonen vi har et forhold til.

Når du forhandler, og inngår avtaler med oss, ​​eller har kontakt med oss ​​i andre saker som representant for vår kunde, leverandør eller samarbeidspartner

For å kommunisere med deg og oppfylle våre avtaler

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å diskutere/forhandle, inngå og oppfylle avtaler med organisasjonen du representerer
  • Navn
  • Stilling
  • Kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer
  • Informasjon du gir oss på e-post

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår oppriktige interesse for å kunne inngå og forhandle avtaler samt i ettertid kommunisere med deg som representant for din organisasjon.

Lagringsperiode

Vi lagrer dine personopplysninger inntil avtalen med organisasjonen du representerer er utløpt og forpliktelsene etter avtalen ellers er oppfylt.

Vi vil imidlertid slutte å lagre personopplysningene dine dersom vi blir oppmerksomme på at du ikke lenger representerer organisasjonen vi har et forhold til.

Noen av dine personopplysninger lagres også i lengre tid for å overholde regnskapsloven. Se disse lagringstidene nedenfor.

For å følge regnskapslovens regler

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å overhold regnskapsloven
  • Navn
  • Betalingshistorikk, transaksjoner og annet materiale som kreves i et regnskap

Juridisk forpliktelse

Håndteringen er nødvendig for å overholde obligatoriske lover, d.v.s. regnskapsloven.

For at vi skal overholde regnskapsloven må vi håndtere spesifikke personopplysninger om deg som representant for en av våre kunder, leverandører eller samarbeidspartnere, f.eks. informasjon på fakturaer og kontrakter. Derfor må du oppgi slike personopplysninger til oss for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med organisasjonen du representerer.

Oppbevaringstid

Personopplysninger som inngår i regnskapsmaterialet oppbevares i henhold til regnskapsloven til utgangen av syvende regnskapsår.

For å håndtere eventuelle krav

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å håndtere eventuelle krav
  • Navn
  • Kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer
  • Informasjon fra vår kommunikasjon med deg i forbindelse med kravet

Avveining av interesser

Behandlingen er motivert av vår oppriktige interesse for å kunne kommunisere med organisasjonen du representerer og løse en situasjon som oppstår så godt som mulig og om nødvendig opptre i en eventuell tvist med organisasjonen du representerer, herunder å kunne forsvare oss mot et mulig rettskrav.

Lagringstid

Opplysningene lagres fra det tidspunkt kravet er mottatt og så lenge prosessen rundt kravet pågår.

Vi vil imidlertid slutte å lagre dine personopplysninger dersom vi blir oppmerksomme på at du ikke lenger representerer organisasjonen som kravet gjelder og informasjonen ikke er nødvendig for prosessen.

Når du bruker Egreement sine tjenester og/eller får hjelp fra vår kundeservice

For å forbedre tjenestene våre

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å analysere din bruk av produktet som vi kan benytte i vårt forbedringsarbeid
  • Navn
  • Bruker-ID
  • Din aktivitet da du benyttet produktet

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår oppriktige interesse i å kunne utvikle våre tjenester og tilby statistikk som blir etterspurt av våre kunder.

Vi bruker kun pseudonymiserte personopplysninger når vi utarbeider statistikk for å utvikle tjenestene våre. Dette betyr at vi gir deg en bruker-ID som vi benytter når vi analyserer produktet.

Navnet ditt lagres imidlertid hos oss fordi vår kunde har registrert deg som bruker, men benyttes ikke aktivt av oss i forbindelse med vår analyse.

Lagringstid

Personopplysninger lagres i pseudonymisert form i 3 måneder. Deretter lagres personopplysningene på et aggregert nivå (helt anonymt) slik at vi kan utvikle våre tjenester.

For å tilby kundeservice og support samt følge det opp

Hvorfor har vi dine personopplysninger?

Hvilke personopplysninger har vi?

Rettslig grunnlag for håndteringen

  • For å besvare og håndtere kundeservicesaker, f.eks. klager eller feilrapporter
  • For å følge opp kundeservicesaker og sende ut spørreskjemaer for å vurdere hvor fornøyd du er med vår support
  • Kundenummer
  • Kontaktinformasjon som e-post og telefonnummer
  • Informasjon du gir oss

Avveining av interesser

Håndteringen er motivert av vår oppriktige interesse i å opprettholde og forbedre vår kundeservice.

Lagringstid

Opplysningene som er knyttet til en konkret sak oppbevares i tolv måneder fra saken er sluttbehandlet.

Vi vil imidlertid slutte å lagre personopplysningene dine hvis vi blir gjort oppmerksomme på at du ikke lenger representerer organisasjonen vi har et forhold til.

Hvem har tilgang til dine personopplysninger og hvorfor

Dine personopplysninger behandles hovedsakelig av oss i Egreement. For at vi skal kunne levere våre tjenester på best mulig måte, deler vi dine personopplysninger med andre parter som vi leier inn for å kunne drive vår virksomhet. Vi deler din personlige informasjon med:

  • våre partnere som leverer tjenester innen IT, f.eks. hosting som yter oss assistanse på våre vegne for behandling av personopplysninger slik at vi kan drive virksomheten vår på en sikker måte og fortsette å utvikle tjenestene våre;
  • myndigheter, agenter og domstoler i saker hvor vi har en rettslig forpliktelse til dette eller i tilfeller hvor vi har et rettskrav eller ved en tvist.

Egreement, og de vi deler dine personopplysninger med, behandler kun dine personopplysninger innenfor EU/EØS.

Hvis du har spørsmål angående hvordan vi deler dine personopplysninger, f.eks. om det rettslige grunnlaget vi har for deling, eller hvem vi deler dine personopplysninger med, kan du om ønskelig motta en kopi av de beskyttelsestiltak vi har i Egreement. Du er velkommen til å kontakte oss via informasjonen vi har oppgitt ovenfor.

Avveining av interesser

Som vi har angitt i tabellene nedenfor, håndterer vi noen av dine personopplysninger med støtte i en interesseavveining som rettslig grunnlag for behandlingen. Interesseavveiningen innebærer at vi foretar en vurdering av hvilke interesser som eksisterer for og mot vår håndtering, hvor vi har vurdert at vi kan håndtere dine personopplysninger i henhold til GDPR. Hva som er vår legitime interesse er vist i tabellene ovenfor.

Hvis du vil vite mer om hvordan vi har gjort denne vurderingen, eller protestere mot den, er du velkommen til å kontakte oss på kontaktinformasjonen som er gitt ovenfor.

Dine rettigheter

Du har noen rettigheter som du kan benytte til å påvirke hvordan vi håndterer dine personopplysninger. Nedenfor kan du lese om hvilke rettigheter dette er.

Hvis du ønsker å vite mer om dine rettigheter, eller om du ønsker å utøve noen av rettighetene dine, kan du kontakte oss på kontaktinformasjonen som er oppgitt i begynnelsen av denne personvernerklæringen.

Retten til å trekke tilbake ditt samtykke og til å motsette seg vår håndtering.

Du har rett til å tilbakekalle hele eller deler av samtykket som er gitt til håndteringen av dine personopplysninger. Tilbakekallingen av ditt samtykke trer i kraft så snart det er mottatt hos Egremment. Du har alltid rett til å motsette deg at personopplysningene dine behandles til markedsføringsformål, som for eksempel utsendelse av nyhetsbrev.

Du har også rett til når som helst å protestere mot vår håndtering av dine personopplysninger basert på en interesseavveining. Ovenfor kan du lese mer om hva en interesseavveining betyr. I noen tilfeller har vi imidlertid rett til, på tross av eventuelle innvendinger, å fortsette håndteringen av dine personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining (f.eks. i tilfeller hvor vi må lagre dine personopplysninger). Dette er kun aktuelt dersom vi kan vise til tvingende legitime grunner for behandlingen som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter, eller hvis det gjøres for å fastsette, utøve eller forsvare rettskrav.

Rett til innsyn

Du har rett til å motta en bekreftelse på om vi håndterer dine personopplysninger eller ikke. I tilfeller hvor vi håndterer personopplysningene dine har du også rett til å motta en kopi av personopplysningene som håndteres og få informasjon om hvordan vi håndterer dem.

Rett til korrigering

Du har rett til å korrigere uriktige personopplysninger som angår deg og rett til å be oss om å fylle ut ufullstendige personopplysninger.

Rett til sletting (rett til å bli glemt) og begrensning av vår håndtering

Du har rett til å be om sletting av dine personopplysninger og under visse betingelser få dine personopplysninger slettet. Slike forhold eksisterer f.eks. dersom personopplysningene ikke lenger er nødvendige til formålene de ble samlet inn for, eller håndtert for, eller hvis du tilbakekaller samtykket ditt som ligger til grunn for håndteringen og det ikke er annet rettslig grunnlag for behandlingen.

Du har også rett til å be om at vi begrenser vår håndtering av dine personopplysninger, og under visse betingelser vil vi da begrense vår håndtering av dine personopplysninger. Slike forhold foreligger hvis du f.eks. bestrider nøyaktigheten av dataene eller om håndteringen er ulovlig og du motsetter deg at personopplysningene slettes og i stedet ber om en begrensning på bruken av dataene.

Rett til å klage til en tilsynsmyndighet

Du har alltid rett til å sende inn en klage til Datatilsynet(eller en annen kompetent tilsynsmyndighet).

En klage sendes med fordel til myndigheten i EU/EØS-medlemslandet hvor du er hjemmehørende, jobber eller hvor det påstås brudd på gjeldende lover og regler for databeskyttelse. Den kompetente tilsynsmyndigheten i Norge er Datatilsynet. Denne retten påvirker ikke andre administrative vurderingsprosedyrer eller rettsmidler.

Rett til dataportabilitet

I noen tilfeller har du rett til å få personopplysningene dine fra oss i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, og når det er teknisk mulig, få overført personopplysningene dine til et annet selskap ("dataportabilitet"). Dette gjelder personopplysninger som du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, dersom håndteringen av dine personopplysninger skjer automatisk og det rettslige grunnlaget for håndteringen er ditt samtykke.

Informasjon om hvordan tjenesten støtter GDPR, og hvordan vi i Egreement håndterer personopplysninger på vegne av våre kunder, kan du lese om her.