Stockholmshem

Egreements e-signering till stor hjälp för Stockholmshem under Corona-pandemin

Stockholmshem är Stockholms största bostadsföretag med över 27 000 lägenheter och ca 350 medarbetare. Samarbetet med Egreement påbörjades 2019 i samband med att ett nytt fastighetssystem implementerades. Ett samarbete som senare skulle visa sig vara till stor hjälp för att klara av utmaningarna med hemarbetande personal under Corona-pandemin. Allan Hansson är IT-chef på Stockolmshem och ansvarar för IT och digitala utvecklingsprojekt inom företaget.

- Vi påbörjade samarbetet med Egreement våren 2019, berättar Allan. Det var i samband med att vi köpte in ett nytt fastighetssystem, FAST2, som skulle implementeras. I systemet hanterar vi allt som har med våra kunder att göra, exempelvis kundavtal, beställningar och arbetsordrar. Vi behövde då ett verktyg för e-signering med BankID integrerat i systemet för att hantera avtalsdelarna. Det finns en förväntan idag hos våra kunder att kunna hantera sina avtal direkt via Internet, så för oss var det en självklarhet att göra det så smidigt och enkelt som möjligt för dem. Tack vare Egreements erfarenhet av integration med FAST2 föll valet av leverantör på dem.

Samarbetet har sedan dess utvecklats till att gälla fler tjänster där Egreement skapat digitala blanketter för exempelvis andrahandsuthyrning och överlåtelse av avtal. Hyresgästerna laddar ner blanketterna direkt från Stockholmshems hemsida och kan fylla i och signera dem helt digitalt, något som fungerat väldigt bra.

Underlättat hemarbete under Corona-pandemin

Under hösten 2019 påbörjades utvecklingen av ytterligare en tjänst med Egreement för att kunna använda e-signering för dokument som inte är kopplade till fastighetssystemet. Framförallt dokument som rör inköp och upphandling, HR och ekonomi. Och även om intresset fanns internt var det svårt för avdelningarna att hitta tid att engagera sig i en sådan ny lösning. Något som ändrades helt när Corona- pandemin slog till i mars 2020.

- Vi började bygga upp kunskap om detta verktyg ett halvår innan pandemin, berättar Allan. Men det var svårt att få avdelningarna att prioritera ett införande då de såg annat som var mer prioriterat. Sedan när pandemin slog till med full kraft ändrades behovet snabbt då alla medarbetare helt plötsligt skulle jobba hemifrån. Det blev tydligt att hemarbetande kollegor inte kunde skriva ut avtal, skriva under och skicka kors och tvärs som de gjort tidigare. Men tack vare att vi redan hade påbörjat utvecklingen av e-signeringslösningen tog det bara 2 veckor för oss att komma igång. Om vi inte hade haft den på plats hade vi suttit i en väldigt svår situation.

Allan Hansson, IT-chef på Stockholmshem