Fastigheter

Helsingborgshem väljer FAST2 och Egreement för samtliga digitala avtal och blanketter

Kunderna vill ha digitala och sömlösa upplevelser med ditt varumärke. De vill kunna sköta sina ärenden när och var de vill utan att behöva förhålla sig till öppettider eller krångliga manuella processer. Fastighetsbranschen är inget undantag. Digitaliseringen ställer helt nya krav på fastighetsbolag som behöver digitalisera och automatisera sina processer för att möta kundernas förväntningar och behov.

Helsingborgshem har under de senaste åren sett en tydlig utveckling mot att hyresgästerna vill kunna hantera sina ärenden när det passar dem. Att behöva förhålla sig till särskilda öppettider eller pappershantering var inte längre en hållbar lösning. Helsingborgshem ville underlätta hanteringen av hyresavtal och blanketter för sina hyresgäster och valde då att införa e-signering via Egreement.

En helhetslösning med Egreement och FAST2

Helsingborgshem hade sedan tidigare valt affärssystemet FAST2 för att digitalisera sina verksamhetsprocesser.

FAST2 har ett heltäckande stöd för avtal och hyresadministration. Systemet har genom kravställning från kunderna uppnått funktionalitet som täcker de allra flesta behov inom fastighetsområdet. I systemet finns stöd för bland annat avtalshantering, hyresdebitering, hyresavisering, inbetalningar, kravhantering och mycket mer.

FAST2 integrerar med de flesta ekonomisystem på den svenska marknaden och när det gäller digital signering har FAST2 ett stabilt partnerskap med Egreement sedan många år tillbaka.

”När vårt behov av digital signering var ett faktum pekade FAST2 på Egreement som deras utvalda partner. Det gjorde valet enkelt för oss. Alla integrationer finns på plats vilket gör att vi verkligen kan få ut maximalt värde från systemet. Sedan valde vi även att lägga andra delar som inte var direkt fastighetsknutna, det vill säga digitala blanketter, hos Egreement. Vi ser en stor fördel med att samla allt på ett ställe. Det ger oss bättre spårbarhet och kontroll. ”

- Richard Mauritsson, IT-chef på Helsingborgshem

Egreement har funnits i fastighetsbranschen under lång tid och det är en komplex bransch som är i stort behov av digitala lösningar. Såväl stora som små fastighetsbolag har mycket att vinna på att digitalisera avtalshantering och autentisering.

Helsingborgshem har verkligen lyckats maximera affärsvärdet från partnerskapet mellan FAST2 och Egreement.

Genom att nyttja samtliga digitala tjänster: e-signering via API såväl som webbtjänst, autentisering samt digitala blanketter kan Helsingborgshem få en riktigt fin användarupplevelse för slutkunden och samtidigt full spårbarhet och transparens i affärssystemet.

”Egreement och FAST2 är fullt integrerade för e-signering, autentisering och digitala blanketter. Vi har dessutom ett aktivt samarbete på tekniksidan för att kunna utveckla ny funktionalitet hela tiden. Vårt samarbete bygger på att hela tiden utvecklas för att kunna stötta våra gemensamma kunder inom fastighetsbranschen på bästa sätt. ”

- Patrick Wilkinson, VD på Egreement

Digitalisering inom fastighetsbranschen ger stor tidsbesparing

På Helsingborgshem var avtalshantering tidigare en tidskrävande och manuell process. För att få ett avtal signerat behövde medarbetare skriva ut dokumenten, gå runt internt för att samla in önskade underskrifter, skicka dokumentet till leverantör eller slutkund via e-post eller brev, för att flera dagar eller veckor senare få det tillbakaskickat med underskriften. En onödigt lång och tidskrävande process som numera digitaliserats och automatiserats. Helsingborgshem har nu gått från dagar till timmar eller minuter för en del arbetsmoment.

”Digital signering är väldigt viktigt för oss. Det kommer att innebära en enorm tids- och resursvinst. Vi ser snabbt hur arbetsbelastningen minskat markant och vi kan redan idag se en tydlig ROI på vår investering. ”

- Richard Mauritsson, IT-chef på Helsingborgshem

För Helsingborgshem som slutkund är en av framgångsfaktorerna att FAST2 och Egreement varit så samspelta i sitt partnerskap. De digitala tjänster som Egreement erbjudit har varit ett önskat och naturligt komplement till FAST2 och samtidigt har Helsingborgshem hela tiden kunnat kravställa mot en leverantör även om lösningen i sig levererats från två olika partners. Det har underlättat processen och bidragit till en smidig och lösningsorienterad resa för Helsingborgshem.

”En automatisering av verksamhetsprocesser förenklar för alla. Hela processen, inklusive digital signering kopplas mot fastighetssystemet och hänger ihop hela vägen. Det är en stor vinst för slutkunden. E-signering underlättar för alla parter i en process som tidigare var väldigt tidskrävande och manuell. Därför är samarbetet med Egreement strategiskt viktigt för oss. ”

- Kristin Berg, VD på FAST2

Richards 3 bästa tips för fastighetsbolag som vill digitalisera

Att digitalisera är att förändra invanda arbetssätt och mönster. Det kräver tålamod och en förmåga att få med sig alla på resan. Det senaste året har absolut bidragit till att påskynda digitaliseringstakten, men för att lyckas kommer här tre tips från Richard på Helsingborgshem:

  1. Förbered organisationen - se till att organisationen är redo för digital signering. Även om förändringen är till det bättre så behöver organisationen förberedas på nya arbetssätt.
  2. Ha koll på dina processer – automatisering underlättar och effektiviserar, men det kräver också att du har koll på dina interna processer. Det går inte att automatisera utan tydliga processer och struktur.
  3. Var öppen för förändring – det är svårt att ändra arbetssätt och mönster. Vi är ofta bekväma med att göra som vi alltid gjort, men våga vara öppen för förändringar och nya arbetssätt.

Om Helsingborgshem

Helsingborgshem är ett allmännyttigt bostadsbolag som ägs av Helsingborgs stad. Med cirka 12 000 hyreslägenheter i 31 områden är vi bolaget den största aktören på bostadsmarknaden i Helsingborg. Ungefär var femte helsingborgare bor hos Helsingborgshem.

De erbjuder ett brett utbud av bostäder för kunder med olika önskemål och behov. Allt från vanliga lägenheter i olika storlekar och utföranden, till radhus, trygghetsboenden, studentrum, seniorboenden och kollektivboenden. Utöver bostäder hyr de också ut lokaler som rymmer allt ifrån vårdcentraler och affärer till förskolor och företag.

Om FAST2

Formellt heter bolaget FAST2 Affärssystem AB, men kallas ofta kort och gott för FAST2. Bolaget är en av Sveriges ledande leverantörer av affärssystem till fastighetsbolag. Deras värdeord inkluderande, innovation, entusiasm och ansvar genomsyrar allt de gör.

FAST2 har funnits sedan 1996 men systemet har anor från mitten av 80-talet. Inom organisationen finns många medarbetare med över 15 års erfarenhet av fastighetssystem, och att arbeta med fastighetsbolag som kunder. Detta kombineras med teknikkunniga programmerare för att fortsätta hålla systemet modernt och ajour med de senaste trenderna. FAST2 finns idag representerade på fem orter i Sverige och har sina stora kontor i Stockholm och Göteborg.

Richard Mauritsson

Richard Mauritsson, IT-chef på Helsingborgshem

Kristin Berg

Kristin Berg, VD på FAST2