2021-03-19

Effektivisera dina avtalsprocesser och frigör tid till fler affärer

De senaste åren har digitaliseringstakten ökat snabbt och tempot ökade om möjligt ännu mer under förra året. Idag förväntar sig både kunder och medarbetare smidiga och enkla processer samt tempo i hanteringen av avtal. De flesta har inte längre tid att vänta dagar eller veckor på att få en underskrift. Det ska gå snabbt, smidigt och vara säkert.

Du har förmodligen redan reflekterat över hur ni kan effektivisera era avtalsprocesser för att frigöra tid till fler affärer eller utveckling. Att få till den sista signaturen är ofta en onödigt utdragen process som går att ordna betydligt smidigare med dagens digitala lösningar. I många organisationer kan processen först innebära flera olika interna underskrifter och godkännanden, för att sedan behöva scanna eller skicka dokument via post eller e-post till nästa person. Här finns det stora möjligheter att skapa en mer sömlös och digital process för att undvika flaskhalsar eller att avtalet helt enkelt fastnar längs vägen. Att undvika onödiga stopp i din avtalsprocess kan bidra till ökade intäkter såväl som betydligt mindre stress och oro internt.

I över 15 år har vi stöttat kunder med just effektivisering av avtalsprocessen och en stor andel av våra kunder finns idag inom fastighetsbranschen. Affärsvärdet med att digitalisera avtal och signaturer kan variera för olika organisationer, men gemensamt för alla våra fastighetskunder är tidsbesparingen de gjort.

För avtal som skickas ofta, exempelvis uthyrning av parkeringsplatser, har denna tidsbesparing varit väldigt värdefull. Att digitalisera avtalsprocessen för dessa återkommande avtal har lett till både ökad kundnöjdhet och mindre administration för personalen. Produktionsflödet har blivit mer effektivt och personalen har betydligt bättre kontroll över avtalen.

Att digitalisera avtalsprocessen kan innebära ett förändrat arbetssätt och skapa en del funderingar. Därför har vi nedan beskrivit två av de vanligaste frågorna som våra kunder ställer kring digitala avtal och signaturer.

Läs gärna vad våra kunder säger om oss här!

Är digitala avtalsprocesser verkligen säkra?

Det första många tänker på är säkerheten och juridiken kring digitala avtal och signaturer. Är det verkligen säkert att signera avtal elektroniskt och är avtalen juridiskt bindande? Svaret är ja på båda! Alla avtal som signeras i vår lösning är juridiskt bindande, avtalsparter identifieras tryggt med sitt eget BankID och dokumenten lagras på dina villkor, i ditt eget arkiv. Det säkerställer regelefterlevnad såväl som högsta säkerhet.

Att säkerheten i en digital avtalsprocess är en viktig parameter är fullt förståeligt. Det ställs stora krav på hantering av data och personuppgifter i organisationer som nyttjar dessa lösningar idag. Därför måste du välja en lösning som åtminstone uppfyller följande säkerhetskrav:

- Säkerställer regelefterlevnad gällande eIDAS-förordningen såväl som GDPR.

- Säkerställer att de elektroniska dokumentens autenticitet kan kontrolleras av en tredje part.

- Är det en molntjänst behöver du veta om informationen lagras inom EU eller i ett tredje land.

- Säkerställa att all relevant kommunikation kan krypteras.

Vad blir tidsbesparingen med digitala avtalsprocesser?

Med digital avtalshantering och elektroniska signaturer kortar du ner avtalsprocessen från flera dagar eller veckor till endast några minuter. Du laddar upp avtalet i portalen och skickar till mottagaren som kan signera i samma stund. Du slipper helt enkelt ledtiden som finns i traditionella avtalsprocesser.

Förutom tidsbesparingen får du full spårbarhet för alla avtal. Du kan spåra all aktivitet från det att du skickat avtalet tills dess att kunden öppnat, signerat eller nekat avtalet. Du får notiser vid olika aktiviteter i processen och kan då agera direkt vid behov. Slutligen slipper du tänka på arkivering som vanligtvis är en manuell och administrativ uppgift. Du väljer själv hur länge du vill lagra dina dokument i lösningen och har då allt samlat på ett ställe utan någon manuell arkivering för varje avtal.

5 fördelar med digital avtalshantering

Trenden är tydlig – att signera avtal med ett klick lockar både stora och små företag. Det krävs inte längre stora volymer för att elektroniska avtal ska vara en attraktiv lösning. Denna typ av tjänst kan underlätta tillvaron för alla typer av bolag och organisationer.

Här listar vi fem konkreta fördelar med digital avtalshantering:

- Kontroll: Du samlar allt på ett ställe så att inget riskerar att hamna mellan stolarna.

- Tryggt och säkert: 100% juridiskt bindande avtal och högre säkerhet där identifiering sker med BankID.

- Spårbarhet: Möjlighet att spåra alla avtal, från att kunden öppnat och hela vägen till signering.

- Allt på ett ställe: Du hanterar alla dina avtal i samma portal och har tillgång till dem när och var du behöver. Det skapar flexibilitet vid exempelvis distansarbete.

- Spara tid och arbeta mer effektivt: Du minimerar manuella mellansteg och skapar en mer effektiv process utan ledtider.

Kontakta oss så hittar vi lösningen som passar just dina behov.