Så kan e-signering hjälpa fastighetsbolag under coronapandemin

e-signering under corona pandemin

Sedan coronaviruset tog fart på allvar för över ett år sedan har stora delar av samhället mer eller mindre stängt ner. På väldigt kort tid har organisationer fått ställa om till distansarbete och frågan är om vi någonsin kommer att återvända till det som vi en gång såg som normalt.

Rapporten ”Svenskarna och internet 2020” ger en unik bild av den snabba digitaliseringen som skett i vårt samhälle till följd av coronakrisen. Alla branscher och organisationer har påverkats på något sätt, men för vissa branscher har krisen inneburit en väldigt snabb omställning för att kunna överleva.

I rapporten kan vi se att andelen personer som arbetar hemifrån på heltid har mer än tiofaldigats det senaste året. Hälften av de som arbetar hemifrån hade ingen tidigare erfarenhet av distansarbete. Däremot tycker de allra flesta, 8 av 10 tillfrågade, att hemarbetet fungerar bra. De flesta vill dessutom fortsätta jobba hemifrån framöver, åtminstone delar av sin arbetstid.

En ny vardag för fastighetsbolag

För många inom fastighetsbranschen har det normala varit att ha fysisk tillgång till alla dokument och arkiv på arbetsplatsen. De flesta har tidigare haft möjlighet att träffa blivande hyresgäster för att teckna avtal. Den verkligheten har förändrats för alltid. Idag träffar inte de flesta fastighetsbolag sina hyresgäster i särskild stor omfattning. De har heller inte tillgång till fysiska dokument och blanketter på kontoret. De måste dock ändå göra sitt jobb och hålla verksamheten rullande.

Situationen har gett många fastighetsbolag turbobränsle i sin resa mot en mer digital verksamhet. Det är en resa som säkerligen ändå hade gjorts i framtiden, men när alla flyttade hem till sina hemmakontor över en natt tvingades omställningen ske på väldigt kort tid. Vi tycker man ska se detta som en enorm möjlighet till att digitalisera och samtidigt öka säkerhet, spårbarhet och kontroll gällande avtalsprocessen.

Läs gärna vårt kundcase om hur Stockholmshem underlättade hemarbetet under Corona-pandemin

Fastighetsbolag är en extremt avtalsintensiv bransch

Fastighetsbolag är otroligt beroende av sin avtalsprocess. Det är en bransch med väldigt många avtal. Varje månad ska nya hyresavtal skrivas, garageplatser ska hyras ut, lägenheter ska bytas och så vidare. Att digitalisera signering av avtal samt tillgången till blanketter och dokument är numera en fråga om överlevnad. För att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet under coronapandemin har många fastighetsbolag sett digitala signaturer och blanketter som den enda lösningen.

Här är några av de vanligaste exempel på avtal som kan signeras elektroniskt och där parterna kan identifiera sig elektroniskt:

  • Hyreskontrakt för bostad eller lokal
  • Hyra av garageplats
  • Leverantörsavtal
  • Uppsägningar
  • Digitala blanketter för ansökan

Listan kan göras lång men det gemensamma är att du inte behöver träffa din motpart fysiskt utan kan slutföra avtalet online. Det innebär att du kan upprätthålla verksamheten trots att alla medarbetare sitter hemma och trots att hyresgästerna inte längre vill eller kan komma förbi kontoret.

Våra tre bästa tips för dig som vill komma igång med digitala signaturer

  1. Det ska vara enkelt att komma igång! Det kan vara svårt att förändra företagets interna processer över en natt, eller så kanske du inte ens vill förändra dessa. Välj därför en lösning som redan är integrerat med ditt fastighetssystem och som fungerar självständigt. Då kan du vara igång på nolltid.
  2. Börja litet och skala med behoven! Se på verksamhetens behov och börja där ni ser störst nytta, exempelvis med återkommande avtal som garageplatser. Du behöver inte ta alla avtal på en gång utan det är ofta bra att testa på ett enskilt område eller en process för att senare skala upp lösningen.
  3. Välj rätt partner! Välj en leverantör som är flexibel och förstår fastighetsbranschen och era specifika utmaningar. Digitaliseringsprocessen ska stötta din kärnverksamhet och skapa förutsättningar för er, inte begränsa verksamheten.

Nyfiken på Egreements integrationer mot fastighetsbranschen?

Läs gärna vår artikel ”Digital signering är bara ett knapptryck bort för fastighetsbolag”