2022-03-11

Varför ska jag välja e-signering?

Genom e-signering säkerställer du att viktiga dokument faktiskt blir signerade istället för att fastna i onödig pappershantering och administration. Processen blir smidigare och kortare, kunden blir mer nöjd och du kan lägga din tid på att skapa nya affärsmöjligheter istället för att jaga dokument.

Utmaningar som kan lösas via digital avtalshantering

✓ Stänga fler affärer snabbare.

✓ Jobba när och var du vill med din avtalshantering.

✓ Skapa en mer digital helhetsupplevelse för din slutkund.

✓ Öka säkerheten vid signering på distans.

✓ Integrera dina dokument och avtal till kritiska affärssystem.

✓ Håll koll på viktiga elektroniska dokument utan föråldrade pappersarkiv.

✓ Minska manuella steg och automatisera din avtalsprocess.

Trenden är tydlig

Att signera avtal med ett klick lockar både stora och små företag. Det är inte längre så att det krävs stora volymer för att elektroniska avtal ska vara en attraktiv lösning. Denna typ av tjänst kan verkligen underlätta tillvaron för stora som små bolag. Det gör att de sparar tid och därmed kan göra fler affärer vilket alla bolag gynnas av. Behoven finns dessutom i alla sorters bolag i många olika funktioner och processer. Varje månad ska kund- och leverantörsavtal signeras, styrelseprotokoll ska signeras löpande och varje år ska en årsredovisning signeras.

Fler exempel på avtal som kan signeras och autentiseras elektroniskt:

✓ Köpeavtal eller leasingavtal

✓ Leverantörsavtal

✓ Låneansökan

✓ Hyreskontrakt

✓ Autogiro

✓ PUB-avtal

✓ Anställningsavtal

✓ Kontoansökan

Listan kan göras lång och det finns många leverantörer som erbjuder delar eller helheten för din digitala avtalsprocess. För att hjälpa dig att välja rätt lösning kommer här några viktiga aspekter att tänka på.

Enstaka insatser eller en helhetslösning

Att elektroniska signaturer ökar vet de flesta idag. Att det dessutom är både juridiskt bindande och mer säkert vet du säkert också redan. Faktum är att elektroniska signaturer och avtal är svårare att förfalska än pappersavtal eftersom alla steg går att spåra i lösningen. Det gör att du har full spårbarhet och transparens. Idag finns det många lösningar för just elektronisk signering och vid en första anblick kan dessa verka väldigt lika, men det är ofta skillnader gällande funktionalitet och fokus. Innan du väljer lösning bör du därför fundera över om det endast är elektroniska signaturer du behöver eller om du vill ha ett större helhetsgrepp kring den digitala kundupplevelsen med ditt varumärke. Isåfall bör även blanketter, formulär och identifiering vara en del i din helhetslösning.

”Vi har som ett första steg fokuserat på att digitalisera vår upphandlingsprocess. Vi har nu satt rutinen för hur vi ska jobba och dela avtalen i verksamheten. Det går både snabbare, effektivare och är miljövänligare”

Anita Kafatzief,
Systemförvaltare på VA SYD

Läs mer här

Som minimum ska du kräva följande av lösningen:

• Smidig lösning som är lätt att använda och komma igång med.
• 100% juridiskt bindande
• Säkerhet framför allt
• Full transparens och spårbarhet
• Bra support som hjälper dig när något går snett.

Säkerheten måste prioriteras

Idag ställs höga krav på informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Därför måste du se till att lösningen uppfyller åtminstone följande säkerhetskrav:

• Säkerställ regelefterlevnad gällande eIDAS-förordningen såväl som GDPR
• Säkerställ att de elektroniska dokumentens oföränderlighet och undertecknares identitet kan valideras av en tredje part.
• När det gäller molntjänster behöver du säkerställa om informationen lagras inom EU eller i ett tredjeland.
• Säkerställ att all datakommunikation sker på ett säkert sätt med hjälp av kryptering.

Egreement säkerställer alltid högsta juridiska och tekniska säkerhet.

Så funkar det i Egreement

I över 15 år har vi på Egreement erbjudit en komplett molnbaserad tjänst för automatisering av företags avtalsprocess. För oss at det viktigt att dina kunder ska få en så bra upplevelse som möjligt av interaktionen med dig.